外贸制造行业执行力管理解决方案

　　系统设计目标
　　解决方案主要内容介绍
　　企业在快速发展过程中，往往首先发现的是某一个业务功能问题。因此会引进于业务功能相对应的信息化产品&解决方案来解决业务功能出现的问题。因此企业会逐步建立相互之间隔绝的多套对应某一个业务功能的信息化系统。 
　　这些信息化系统在帮助企业解决了对应的业务功能某些问题的同时，会让企业发现新的问题。
　　第一：这些信息化系统在企业内造成了系统人和非系统人的区别。使得本来就按照业务划分的企业，各个业务组成部分之间越发隔绝。形成了所谓“信息孤岛”。影响了企业快速响应市场变化和提升内部管理水平。
　　第二：不同业务信息系统之间的协同需求越来越紧迫，企业需要有一个系统能够把企业内各个互相独立的业务系统联系起来，实现业务系统和业务系统之间的协同应用。优化企业流程，提升企业管理效率。
　　新锐国际公司作为国内领先的企业内容管理和协同管理厂商，非常重视同北京XXXX科技发展有限责任公司的合作。愿以合作伙伴的角色，以先进、稳定的产品为核心，以规范、高效的服务为基础，组建国内一流的专家和资深顾问团队，为北京XXXX科技发展有限责任公司提供最优质的服务。
　　本方案是根据北京XXXX科技发展有限责任公司的现实情况和要求，结合新锐国际公司多年在企业管理领域成功实施的经验，本着经济、高效、实用、可靠的原则制定。
　　XXXXXXXX有限责任公司需求分析 
　　XXXXXXXX有限责任公司有限责任公司(以下简称XXXX公司)在国内激烈的市场竞争中，不断突破和拓展，以机电产品的进出口业务主业，在石油天然气和石化行业、尤其是在油气田地面建设方面拥有丰富的设备成套经验。长期以来，公司与众多世界知名企业（集团）保持着良好的合作关系。XXXX始终恪守“诚信务实”的经营理念，与用户建立了良好的协作关系。同时重视建立一个和谐，尊重并信任每个人的公司文化，强调诚实，敬业的合作精神。 
　　企业的成长一般要经历：创业期、集体期、关键期、规范期四个阶段。每个阶段对应不同的管理重点和问题。创业期企业以创业激情为内在动力，企业人少目标明确，管理跨度小。集体期企业规模扩大，市场领域扩大，出现了人才短缺和管理半径加大的难题。企业必须不断培养和补充管理和技术人才，快速提升管理水平才能适应市场的要求。关键期企业处于进入良性自我发展的突破点上，企业拥有一定的管理经验和业内领先人才资源，需要不断对企业内关键点进行分析和改进，让企业各业务部门能够顺畅的协同工作，快速提高企业执行力。规范期的企业已经进入了良性自我发展的轨道，企业重心在于如何保持企业文化以及对新市场的开拓，从而将企业带入另一个新市场领域的创业期。 
　　XXXX公司目前正处于关键期，迫切需要建立一个可扩展性强、操作简便、安全可靠的集团统一协同办公平台，促进各部门的协调发展，以适应企业发展的需要。 
　　XXXX公司的总体需求是: 
　　（一）、建立基于WEB的OA平台。实现公司内员工在同一平台的交流、沟通和协作。提高企业内信息流转速度，实现信息化办公。用户群可以分级别、分权限，从任何地方、任何时间通过浏览器进入系统; 
　　（二）、建立企业文化传播平台。将企业的文化、规范、制度能够快速准确的在企业内部传播，下情快速上达。使得企业凝聚力和吸引力不断提升; 
　　（三）、建立公司行政办公平台。将企业内原有的合同、公文、请示、财务等各种需要审批的事项流程电子化。简化企业业务流程，提高企业内部管理透明度; 
　　（四）、建立企业档案资料管理平台。借助计算机把大量档案、文件、合同管理起来，在节省存储空间和人力的同时，能够很好满足在需要时能方便、快捷地获取所需的资源; 
　　（五）、实现进销存信息化管理。轻松掌握企业核心数据。 
　　新锐协同管理框架和解决方案思路 
　　新锐国际公司在业内率先提出以目标管理为核心，结合先进的协同技术提升企业协同管理的水平。结合企业不同时期的特点，将企业管理要素提炼为协同管理框架。 
　　系统总体结构分为系统平台、支撑平台和服务平台三大部份。 
　　根据系统建设的实际情况，保证系统在系统开放性、可扩展性、先进性和跨平台性等方面的重要特性，以及满足用户对复杂业务逻辑可定制和可管理的个性化开发需求，本方案将采用基于分布式组件技术的多层应用体系结构和模块化的设计方法以及Browser/Server结构。 
　　应用平台：协同OA应用平台提供统一的用户操作界面。用户可以通过浏览器向分布在网络上的许多服务器发出请求。Browser/Server结构极大的简化了客户机的工作，客户机上不需要安装、配置的客户端，直接通过IE的方式浏览、访问即可，服务器将担负更多的工作，对数据库的访问和应用程序的执行将在服务器上完成。 
　　支撑平台：支撑平台上提供了业务处理模块,如进销存管理、公文流转、运营文档管理等专项功能。功能以组件的方式提供大量的专项事务处理能力。同时，支撑平台提供读取数据库的接口、网络通信组件，以及系统管理和安全管理的组件。组件优化了体系结构，提高系统可靠性，缩短开发周期。 
　　在这种体系结构中，层次的划分不是物理上的划分，而是结构逻辑上的划分，特别是业务组件包含大量对数据库的操作，配置在数据库服务器上，可以有效减少网络负载，提高运算速度；如果业务组件可供大多数客户机程序访问，则可以使用业务组件构成一个应用服务器，供大家访问。 
　　软件结构的优点： 
　　1 根据不同需求采用相应的体系结构，更好的适应用户的需求； 
　　2 可伸缩性好。可按应用要求部署逻辑层次，适应于本地网和广域网; 
　　3 可管理性强。对于B/S结构，系统客户层基本实现“零维护”，主要管理工作集中在应用逻辑层，业务逻辑的修改对客户层没有影响； 
　　4 既保证了复杂功能的交互性，又保证了一般功能的易用与统一； 
　　5 可重用性好。按可提供的服务构筑应用，每种服务可以被不同的应用重用。由于采用面向对象的组件构成，进一步增加了系统的可重用性； 
　　系统维护简便，布局合理；网络效率高。 
　　通过对XXXX公司的了解，结合公司实际，将公司信息化进程大致分为两个阶段： 
　　第一阶段：协同管理信息化阶段 
　　以协同管理系统为主导，快速提升企业办公效率和管理水平。构建企业可持续发展的员工基础和管理框架。 
　　第二阶段：核心业务信息化阶段 
　　以进销存信息化管理为主导，针对企业最需要的业务功能，进行点对点的强化。重点在于在企业内建立符合企业实际的进销存系统，快速提升企业业务能力。 
　　在上述阶段，伴随着各个信息系统的实施，企业不断提升业务功能和整体的管理能力。同时培养和积累了新一代运用信息化系统和数字进行管理和工作的高素质人才。为企业未来发展提供了良好的人才资源。 
　　新锐协同锦囊平台特点和客户价值 
　　新锐协同平台具备的多种先进的技术特性。这些特性和工具平台帮助客户快速实施，快速配置，快速应用，快速见效，有效降低应用实施周期和成本。 
　　新锐协同平台提供了优秀的管理理念，从日常行为规范提升企业执行力。应用目标管理和企业管理框架，帮助企业快速提升管理效力。 
　　平台化： 
　　新锐协同平台基于新锐公司PortalAge商业中间件引擎和广受好评的“协同锦囊”企业管理产品，为大中型企业提供适配范围广，伸缩自如，即时可靠的业务管理平台。企业可以获得最适合自身情况的信息化系统，并且能够灵活配置，根据企业发展情况不断快速调整，提升和优化企业管理能力。 
　　集成化： 
　　新锐协同平台立足于新锐国际公司多年的企业内容管理经验，提供对应异构数据环境和多种业务系统的应用级数据和业务流对接技术和接口。可以方便的将企业内各种孤立存在的业务系统连接和集成，扩展企业应用范围。 
　　人性化： 
　　新锐协同平台在国内外数百家大中型企业成功应用，对于商业应用环境的操作和使用模式有充分的探索和掌握。帮助企业构建轻松易用贴身有效的管理平台。一个按钮一个图标均来自专业人员的细致研究。 
　　国际化： 
　　新锐协同平台提供了多种语言版本，资源和应用相互独立。在不同版本的操作系统下进行了完善的测试和应用。让跨国家办公的企业在不同语言版本上进行统一管理和办公。 
　　目标和实施效果 
　　建立高效协同办公平台 
　　企业文化有效传播，统一员工行为规范 
　　通过企业管理层对各个分子公司、部门的逐级目标管理，以计划-检查-督导-改进四个步骤建立清晰的目标管理模式，以计划-执行-汇报-共享四个步骤建立统一的员工行为规范。不断提升企业执行力。 
　　建立通畅、顺达的企业文化传播渠道，将企业的规章、制度、新闻、公告在企业内部第一时间传达。让员工对企业的意见和建议及时送达管理层和管理者。 
　　提高办公效率和团队沟通能力 
　　新锐协同办公方案提供多种企业内信息化办公功能，员工可以通过讯息、电子邮件、即时消息、在线会议等方式快速有效的进行日常办公。还提供了支持多点跨地域的视频会议系统，可以有效降低企业内部会议开销。 
　　收集积累企业知识库，提高企业知识力 
　　新锐协同办公方案提供了企业内统一的知识和文档库。支持Tb企业级别的数据存储。方便新增和搜索。可以把散落在各个部门的各种文档、资料有效整合。逐步形成企业知识库，最终实现企业知识的积累和更容易的复制。    
　　建立进销存信息化管理平台 
　　新锐协同办公方案立足于新锐国际公司业内领先的PortalAge中间件平台，为企业提供可定制的进销存管理系统，实现进销存系统和协同办公系统的无缝链接。在节省企业信息化建设成本的同时，打通企业业务和日常办公之间的“命脉”，为企业快速发展提供更好的信息化支持。
　　企业协同沟通
　　个人电子桌面
　　为每个用户建立的，可以定制的电子桌面。用户可以将最重要的信息放在自己的电子桌面上，随时办理提高效率。 
　　讯息通知 
　　讯息通知提供了企业内快速交流和沟通的渠道。 
　　与传统的企业内部邮件系统相比，讯息通知的所有信息都保存在服务器上，不占用客户机资源。讯息瞬间到达，到达后系统自动提示对方查看。 
　　实现了讯息通知与手机短信的绑定，讯息能以手机短信的形式直接发送到对方的手机上，确保不遗漏任何重要讯息。 
　　回览表 
　　适合企业内的任务安排，日常指示。 
　　发送者可以随时观察到接收人是否阅读和回复了回览表。回览表发出后，在没有得到有效回复之前，一直处于接收人的电子桌面上提醒其回复。可以与手机短信绑定，不遗漏任何重要讯息。 
　　日程表 
　　个人日程表，让员工方便管理日常工作与行程，同时可以制定短期的个人工作规划。每位员工可以透过个人日程表安排和掌握个人工作与行程。方便的打印功能，随时将安排放进您的手中。 
　　公开日程表，部门管理的重要帮手，部门主管透过日程表，可以立即知道部署的工作安排，各项工作记录详细完整。 
　　待办事项  
　　更为方便的管理待办任务，同时也可以做出短期的任务规划，与日程表相互配合，更有利于工作的安排。同时“我的首页”中，待办事项提醒功能，会及时提醒您该处理的工作。 
　　个人通讯录 
　　员工可以将自己的重要客户、联系人信息统一保存，防止丢失。 
　　会议管理 
　　可以让用户详细了解各项会议的目的与结果，查看公开会议记录。会议查看人可以提交相关信息，会议召开人可以维护会议纪要，更可以附加各种会议中的相关文档。 
　　用户可以在线发起会议，由会议管理模块以回览表的形式通知会议参与人和相关人。并且可以将会议安排自动列入相关人日程表。 
　　电子邮件 
　　整合电子邮件收发功能，方便用户同时联系企业内的其他用户和企业外的客户。同时还提供了邮件导入功能，可以将本地重要邮件一键导入服务器统一存储，防止重要邮件丢失。 
　　全文检索 
　　提供支持异构数据的全文检索功能，方便用户快速检索到自己所需要的内容和资料，而无须关心这些资料存储在系统的哪个位置。 
　　能够检索到的模块有：日程表任务、讯息通知、待办事项、会议通知、会议纪要、会议相关信息、回览表、回执、新闻、公告、规章制度、运营文档。    
　　企业资讯和制度 
　　企业公告 
　　企业内重要重大问题的公告，经过审批后发布，可以直达每个用户的电子桌面。让企业决策快速送达每个员工。 
　　企业新闻 
　　企业的各种新闻资讯，经过审批后发布。可以直达企业内每个用户的电子桌面。让员工分享企业相关新闻。 
　　规章制度 
　　企业相关规章制度的提交、查询和管理。企业内用户可以随时查询企业的规章制度，有力支持企业文化建设。 
　　员工通讯录    
　　企业内统一的员工通讯录，可以方便查询各分子公司、部门员工的通讯方式和地址。用户在此可以发送回览表和讯息  
　　在线调查 
　　企业就热点问题进行的调查，企业内员工都可以参与，可以方便的统计调查结果，加强企业同员工之间的互动。 
　　企业人力资源 
　　组织机构管理 
　　人事部管理员可以在这里轻松管理组织机构，并可以随时添加，修改或删除。 
　　员工档案管理 
　　档案包括员工资料、培训记录、奖惩记录、工作经历、所属角色、菜单权限等。人事部管理员依照员工部门、性质设定其管理使用权限。 
工作职务维护 
　　人事部管理员可以在这里轻松管理公司的工作职务，并实时统计从事该职务的员工人数，方便统计。同时可以随时添加，修改或删除工作职务。    
　　招聘管理 
　　专为人事部人才招聘使用。这里可以详细记录应聘人员的基本信息、简历、面试意见和面试结果。对整个招聘过程作出详细的记录。 
　　企业公文流转 
　　流程管理 
　　流程管理提供了企业流程的定制和固化。企业可以将内部常用的流程，以电子的形式固化下来。把各种需要审批的流程以公开的方式保存，加强企业透明度。 
公文流转 
　　新锐国际工作流（公文流转）充分分析了国内企业的实际情况,以数据中心（文档）、信息流向为核心，以流程向导定义为手段，为企业管理层提供最佳的企业管理手段，为企业提供了一个足以满足长期发展的强壮的基础平台。 
　　提供简洁易用的流程模版编辑功能。提供了支持痕迹保留、电子签名和印章等多种形式的公文流转审批形式。支持审批和审阅等多种流转状态，支持多人会签和传阅等企业内常见的公文审批方式。提供了可视化的流转进展监控和催办等功能。 
　　企业运营文档管理 
　　运营文档管理 
　　提供了企业级的复合文档存储能力，将公司内部的运营文档按照公司、部门、个人分类管理。支持图像(JPG、PNG等)、音频(MPx、Wav等)、视频(Wmv、Avi等)文件在线预览功能。 
　　具有强大的权限管理机制，可以建立精确到人的文档管理机制，让文档更加安全。例如公司财务上传的年度财务报表，在系统中指定只有公司老总才能查看。那么除了财务和老总之外，公司所有人员都看不到年度财务报表。 
　　具有强大的版本控制机制。文档在一般情况下处于只读状态，如果需要修改(重命名除外)，则需要首先签出文档才能进行修改。修改完毕后，进行签入操作，这时文档又回到只读状态。在上述过程中，文档内容会发生变化，签出之前和签入之后会形成两个不同时期的文档，也就是形成两个版本的文档。  
　　企业项目管理 
　　支持跨部门团队管理 
　　用户可以按照意愿组织各种跨部门乃至跨企业的项目团队，让不同部门、组织的团队成员可以基于同一电子桌面工作。 
　　项目管理者可以将大型项目层层分解，并且实时查看和管理。而子项目、任务的管理者也可以对自己管理的子项目、任务进行有效的管理，从而充分调动分子项目和任务管理者的参与积极性。将以往单一主导的项目管理，变革为团队参与团队领导的跨部门项目管理。有效扩充管理团队半径，从而实现对大型项目的管理。 
　　项目和日常工作一体化 
　　项目一旦建立和启动，可以将项目的任务安排同每一个项目参与者的电子桌面建立紧密的联系。项目参与者可以方便的从自己电子桌面上的日程表查看到不同项目对于自己的工作安排和时间安排。而项目管理者和企业管理者借助日程表功能则可以方便的查看各个部门、分支组织乃至每个员工的时间资源安排情况和项目紧张情况。并不需要进入特定的项目管理界面。 
　　这方便了企业各个业务的管理者在无需了解项目管理技术的情况下，对企业资源的掌控。也方便了普通员工随时安排自己的工作。 
　　项目文档管理一体化 
　　项目建立后，会同时建立一个和企业部门相独立的项目文档库，并且按照项目的角色设置为各个项目参与者设置该项目文档库的访问权限。无论是项目管理者还是项目参与者，都可以一键访问到本项目相关的各种文档，并且根据自己的权限编辑或者修改文档。 
　　一旦项目管理者或项目参与者的身份发生变化，其对应的项目权限也随之变化。保证了项目文档的安全存储。而项目文档库的独立性则使得跨部门项目能够顺利得以实施。 
　　项目会议管理一体化 
　　用户可以通过项目发起和建立会议，或者通过协同锦囊的会议管理功能直接建立和自己项目相关的会议。同时，对于已经召开的会议以及会议相关的各种会议纪要、意见建议、文档都可以在项目管理界面一键访问。用户因此无需担心项目会议的会议内容和结果会丢失或者缺损。 
　　同时提供了一键式的会议启动功能，即便召开全项目人员参与的会议，只需要点击一次鼠标。 
　　项目进展和资源管理一体化 
　　用户可以通过熟悉的类微软Project风格界面，按照层级管理自己的项目和分派资源。也可以很方便的查询每一个子项目或者子任务的进展情况，生成各种项目进度报表甚至把它们输出为Excel表格。每个项目分配的人员等资源，用户也可以通过鼠标点击快速查看到。 
　　进销存信息化管理 
　　网络安全方案 
　　网络安全建议方案 
　　网络安全是整个系统安全运行的基础，是保证系统安全运行的关键。网络系统的安全需求
　　包括以下几个方面： 
　　1、网络边界安全需求; 
　　2、入侵监测与实时监控需求; 
　　3、安全事件的响应和处理需求分析; 
　　这些需求在各个应用系统上的不同组合就要求把网络分成不同的安全层次。 
　　我们针对网络层的安全策略采用硬件保护与软件保护，静态防护与动态防护相结合，由外向多级防护的总体策略。 
　　根据安全需求和应用系统的目的，整个网络可划分为五个不同的安全层次。具体是： 
　　1、核心层：核心数据库； 
　　2、安全层：信息系统协同平台中间件服务器等应用； 
　　3、基本安全层：内部局域网用户； 
　　4、可信任层：集团公司与异地分支机构网络访问接口； 
　　5、危险层：Internet。 
　　协同平台服务器的安全隐患主要来自局域网内部，为了保障协同平台系统服务的安全，在局域网中可通过划分虚拟子网对各安全区域、用户和安全域间实施安全隔离，提供子网间的访问控制能力。同时，中间件服务器本身可以通过配置相应的安全策略，限定经过授权的工作站、用户方能访问系统服务，保障了协同平台服务器的安全性。 
　　数据库冗余备份方案 
　　企业购买的硬件一般使用寿命为3年甚至更短，而企业的数据价值却异常宝贵。当企业在协同管理平台上应用一段时间之后，各种重要的数据都会以Gb级的数量保存在服务器中。一旦发生硬盘故障数据丢失，造成的损失无法弥补。为了防患与未然，建议在本方案实施中增加数据库冗余备份方案。 
　　数据库冗余备份包括以下几种方式：  
　　按照备份时机区分，可以分为： 
　　1、实时备份保护; 
　　2、定期备份保护;     
　　其中实时备份保护和定期备份保护可以相互依托，形成一个完善的数据破坏应急机制。 
　　按照备份存储地点区分，可以分为： 
　　1、现场备份; 
　　2、本地备份; 
　　3、远程备份; 
　　其中现场备份和本地备份方便发生问题快速恢复，而远程备份可以抵抗更为严重的灾难事件。
　　根据XXXX公司的实际情况，建议采用实时备份+本地定期备份的模式。通过双重备份，保护数据安全。 
　　实时备份需要在服务器上实现RAID 1硬盘镜像冗余备份，实现100%的数据冗余存储。本地定期备份则通过直连于服务器的一个网络存储服务器或者企业级存储硬件来实现。 
　　协同管理平台安全管理 
　　协同平台提供统一、完善的安全控制管理平台，提供以下安全管理功能： 
　　权限管理：通过用户权限管理，按照企业管理要求进行业务权限的授权控制； 
　　License监控：提供协同平台软件授权的统一管理； 
　　上机日志：实时记录整个系统的用户访问、业务操作、系统运行等日志，通过日志可以回溯整个平台的系统行为。 
　　协同平台支持多级用户组管理，能够根据企业组织架构进行分级管理，也能够按照企业的岗位设置进行分组管理。支持一个员工同时在多个部门中的情况。
　
　　来源：新锐管理宝箱网站