基本执行力管理模块
协同锦囊SmartGroup将PDCA与日常工作结合在一起，着力提升企业员工日常工作的工作效率，建立企业员工的基础行为规范。通过日程表、回览表、会议管理、文档管理等多功能的协同应用，让企业中日常的工作不但能够提升效率，而且可以相互协同和知识积累。OA锦囊（SmartExpress）是协同锦囊的基础版本。
回览表
回览表为企业管理者跟踪员工行动情况，及时了解行动进展提供帮助。
回览表主要面向的是企业中经常出现的以下行动力低下的问题：
管理者安排的任务和事务，员工因为种种原因遗忘乃至故意疏忽不进行处理。
管理者安排任务和事务较多，有的时候自己也忘记了安排的内容，乃至于没有及时检查。
员工对于管理者安排的任务和事务，只是单方向接受，但是不能及时反馈进展。
回览表允许发送者查看每一个接收者的状态：未读取、已阅读、已经回复等。从而了解到每一个接收者是否了解到所安排事务和是否已经汇报了进展。
回览表对接收者带有一定强迫性：接收者必须回复才能取消其显示。这使得接收者难以托辞遗忘乃至没有看见要求回览的内容。
回览表对接收者工作安排提供了直接的帮助：接收者可以直接将回览表内容转换为自己的日程安排或者工作计划。
回览表通过上述特性，为管理者提供了一个有力的管理工具，可以让管理者无论安排多少事务给多少人，都不用担心遗忘或者得不到反馈。
不但如此，回览表还支持语音、乃至视频。管理者甚至无需敲打键盘，就可以给接收者更为直观有效的回览内容。
[案例]
某投资公司经理头疼于自己的属下经常以没有收到、注意到邮件为由，托辞延缓工作，虽然他在邮件里面增加了必须发送回执的功能。不但如此，他还苦恼地发现，自己有的时候给多个属下安排工作后，甚至连自己都忘记了给谁安排了什么工作。他不得不让秘书小姐帮自己整理自己的邮件发送箱，以便确认自己到底安排哪些人做哪些事情。
回览表解决了他的这个问题。现在他要求下属每天必须定时查看GEONG SmartBoxTM。只要有回览表必须马上查看和办理。而他可以轻松查看到每个事务的相关下属动作和进展。
“真是简单好用的功能！”他说。如果他知道还可以直接用语音督促下属工作，估计会更加开心。
日程表
对于现代企业来说，企业员工尤其是中高层管理人员的工作效率是影响企业成本乃至发展的重要因素之一。但提升他们的工作效率和透明度，往往不容易找到一个统一的衡量标准。按照时间-事件的管理方式，把计划安排得工作和突发性工作的内容和结果按照行政序列层级管理，是更高层管理者有效评估其效率和改进其工作的有效方法。而日程表为员工安排自己的工作，管理者检查和帮助员工建立良好的行动力规范提供帮助。
日程表面向的主要是企业中经常出现的以下行动力低下问题：
工作缺乏计划性。中低层员工乃至高层管理者往往忙于日常繁杂的工作，无暇对未来的工作进行计划。一切按照以往经验乃至本能办理，使得出现变化后，大家不知所措；或者在持续工作后，出现对目标不明确的茫然，降低整个团队的工作效率。
工作中缺乏透明度。很多员工在接受工作后，立刻处于“黑盒”状态，上级和合作员工难以了解其工作情况和进展。最后往往不是以完成任务告终，而是以碰到了自己无法处理的难题不得不求援结束。但是在这个时候，已经延误了整个工作的进展。
工作中缺乏指向性。很多管理者在安排工作给下属后，就处于“放羊”状态，只问下属的结果，不关心下属的进展状态。甚至忘记给下属部署的任务，造成自己的工作也出现失误。
日程表提供了按日、周、月和清单四种模式查看日程安排的功能。使用者可以将自己的日程安排添加到日程表中，以便管理自己的工作时间。
日程表提供了公开模式，使用者可以将被交办的工作添加到日程表中并且公开给相应的人员。而管理者和相关人员可以通过查看日程表了解到使用者的工作安排情况和工作进展。
日程表还提供了和会议管理等功能模块的互动。占用使用者时间的事务都可以显示在使用者的日程表中，还标明了该日程安排是谁安排的。
管理者可以查看员工的日程表，并且直接在员工的工作安排中对其进行工作指导和检查。被检查的员工会得到明确的提示，从而及时了解上级对其工作的要求和更新内容。
会议管理
会议已经成了企业管理中不得不依赖，但是又最容易出现问题的工作方法之一。在没有对会议进行有效控制的企业，文山会海现象已经在腐蚀企业执行能力和成为某些员工不作为的挡箭牌。提高会议的效能，是提高企业执行能力的关键问题。会议管理则为企业提高会议效率，保证会议成果提供了帮助。
会议管理试图解决的是企业会议中经常出现的以下问题：
经常召开没有明确目标的会议。会议成了逃避有效工作的最好的借口
会议之前不做充分的准备工作。每次会议前一个小时基本上大家在迷惑中浪费掉了。
会议没有明确的结论和跟进计划。在浪费了所有参会人几个小时之后每个人都一无所获的离开了。
会议的跟进计划没有得到有效实施。很多会议都有了结论，但是几天后大家就把它们忘到脑后了。
会议管理要求发起会议者必须说明会议的主题和会议结论。这可以督促会议发起者在发起会议时就思考会议要达成的效果。
会议管理还允许添加每个人参与者的意见、建议和补充。这可以让每个参与者都得到表达意见的机会。尤其适合那些喜欢会后才发表言论的人。
会议管理还可以方便的转换为日程安排。这让管理者有机会可以更加有效的贯彻会议行动计划。那些以为拖时间的人不得不面对自己对自己的督促。
*和传统OA不同，协同锦囊认为管理好会议本身，比管理好会议室更有意义。
[案例]
某物流公司总经理很苦恼开会这个事情。因为他已经陷入到会海中了。其实开会没有问题，问题是似乎每次开会成果不大。因此又不得不开更多的会。其实最痛苦的事情是会上安排的时间往往就没有下文了，企业失去了行动力。
GEONG SmartBoxTM的会议管理帮他解决了这个问题。他现在要求会议后专人负责撰写会议记录。无论谁对会议有意见和建议，全部记录在会议管理模块中。如果会议结束有行动结论，那么相关人员必须把行动内容复制到自己的日程表中供自己查看。
“以前开会往往是我在上面口干舌燥讲半天国际国内形势，然后就是散会，好像没有发生这回事一样。”他说，“现在每个人都知道自己承诺的工作被大家看着，他们积极多了。”
企业文化
企业文化建设功能提供了企业公告、新闻资讯、规章制度、网上调查和生日提醒五个功能。帮助企业建立更加健康地工作氛围。
企业成长过程中，经常面临的问题就是“上下脱节”：由于企业快速成长，中层人员尚不能有效贯彻企业文化精髓，上层快速拉动，下层员工工作繁重。这样使得下层员工感觉到自己对企业非常陌生，只是打工赚钱这一个目的。对企业没有认同感，严重影响了企业的行动力。
企业文化建设功能帮助企业打通上下之间的隔阂，让公司管理层和员工之间建立更加良好的互动。
企业公告和新闻资讯让每个员工都能及时了解公司的动态和发展。
规章制度可以方便员工查询企业规章和制度要求。
网上调查让员工可以把自己的意见和建议不记名的表达出来。
生日提醒则可以把公司对员工的关怀在员工生日这个特别的日子表现出来。
[案例]
某IT公司的人事经理感觉到自己的压力非常大，公司的工作非常繁重，但是人员流动非常严重。自己费九牛二虎之力招聘的员工，一半没有度过试用期就离开了。还有三分之一在工作的第一年离开了公司。剩下的人要么蠢蠢欲动要么是无法离开的。这样她的工作非常被动，常年忙于招聘，成了名副其实的招聘经理。
GEONG SmartBoxTM的企业文化建设模块缓解了她的困境。她现在定期把公司获得的成绩在企业文化建设的新闻资讯栏目公开出来；把员工关心的四险一金、工薪制度、考勤制度公开在规章制度中；通过网上调查了解员工对伙食、住宿等问题的看法；当有员工过生日的时候，就申请经费购买水果为员工庆祝。
她说新的苦恼来了：“员工越来越多了，原来申请的生日经费不够了，需要追加。”
协同沟通
GEONG SmartBoxTM除了以上特色行动力建设打造功能之外，还提供了基本的协同沟通功能，包括：讯息通知、待办事项、友情链接、通讯录、电子邮件、工作出勤状态六个功能。
讯息通知可以替代电子邮件。避免了电子邮件只保存在员工个人计算机上，一旦丢失难以弥补的问题。也提供了电子邮件、短信的收发功能，方便那些离不开电子邮件和短信的员工协同工作。
待办事项让员工把个人工作同交办工作区别开来，如同电子即时贴。
友情链接方便员工把和工作有关的网站地址记录下来，防止丢失。
通讯录方便员工查找企业其它员工通讯方式和自己客户朋友的通讯方式。
工作出勤状态可以方便查询各个员工是否在线，方便联系和沟通。
文档管理
GEONG SmartBoxTM的文档管理功能强大、易用。为企业建立统一的文档库提供了帮助。
文档管理功能提供了个人、部门和公司三级文档管理，支持理论上不限级别的文档分类。
文档管理功能提供了完善的文档权限管理，每个文件、文件夹都可以设为读、编辑和管理三种权限。方便企业内部文件共享和控制。
文档管理功能提供了版本管理和查看者清单的功能。前者可以保存每个不同的版本，还可以恢复到原有的版本；后者则可以了解谁访问过文档。
文档管理功能还提供了快捷的搜索功能，支持按照关键字进行全文检索。
基于PortaleAge的全文搜索功能，不但能够搜索文档中的正文和附件，还可以在OA锦囊的所有数据中根据使用者的权限进行关键字搜索。
文档管理功能更支持多种图片、音乐和视频格式在线浏览，甚至Office文档也可以在线查看和编辑。
[案例]
某广告公司老总最近很恼火，他们北京公司和河南分公司都花大价钱买了同样一套图片库。而马上河北分公司又要开业了，这种事情很有可能重演。他要求创意总监尽快解决这个难题。
创意总监选择了GEONG SmartBoxTM，把图片库共享在文档库中。这样全国的分公司都可以随时查看总公司买了那些图片库并且查看图片库资料。后来他干脆把公司购买的音乐资料和视频资料也放到文档库中。
“他们骂我呢”，他说，“骂我为什么不早点把这些好资料共享出来。”
公文流转
公文流转是企业内最为常用的工作之一。但公文流转信息化的失败率非常高，IT黑洞显而易见。企业公文流转信息化失败的主要问题出现在以下几个方面：
内部分工不明确，流程过于复杂和随意，难以信息化。
公文流转信息化需要的是一个明确和固化的企业流程体系。而很多企业本身分工不明确，流程也随意性很大，许多复杂度掩盖在人的能动性上面。而这一切一旦应用到信息化的标准之中，则会出现严重乃至无法调和的矛盾。
而大部分企业并无必要和时间如同政府机关一样实施一套完全以现有流程为基础的公文流转(实际上企业也没有政府机关一般的流程稳定性)。
过于依赖所谓先进的表单和流程定制技术，忽视企业内日常应用方便性
企业往往忽略了公文流转的关键在于流程本身，而不在于实施的技术是否先进。更加忽略了先进的技术往往意味着高级特性的复杂度。而这些所谓高级特性往往都具备把简单问题复杂化、把标准问题随意化的倾向。
忽视复杂流程定制的维护难度
公文流转的流程定制是一项随时需要实施的后期工作。尤其是在流程日新月异的企业中更是如此，很多企业忽略了这项工作的成本，往往在实施之后，公文流转流程定制的成本反而超过系统本身。企业不得不依赖服务商的技术人员来为自己定义流程。其中艰苦一言难尽。
协同锦囊针对以上现实情况，提供了两套不同的公文流转解决方案。对于灵活度和时间要求较高的中小企业，提供了零实施的公文流转功能。对于功能特性要求较高的企业，则提供了常规的公文流转实施。
前者，可以让中小企业无需任何指导，只需要依据用户手册即可在公司内部应用公文流转，而且企业内已有的各项公文模版可以保留使用。针对一个具有十个部门，超过百个流程的企业来说，1天的时间即可让所有流程电子化信息化。
后者，可以根据企业的情况定制实施。对于时间要求和灵活度要求低，且具备一定实施实力的企业，可以达到流转量身定做的效果。
支持特有的公开日程表模式，可以查看和督导各级部门和人员的日程安排
支持附件和所有协同锦囊数据的搜索。
提供了零成本实施的公文流转模式和常规公文流转模式。
来源：新锐管理宝箱网站
